Скільки часу ви витрачаєте на накладну, акт або рахунок?
Уявіть звичайний день ФОП-продавця. Клієнт замовив товар, оплатив. Тепер треба:
- Виставити рахунок-фактуру для бухгалтерії клієнта
- Видаткову накладну на момент відвантаження
- Акт виконаних робіт якщо це послуга
- Раз на квартал — акт звірки взаєморозрахунків з постійними клієнтами
Стандартний шлях: відкрити Word/Excel → знайти торішній шаблон → скопіювати → вписати реквізити клієнта (ЄДРПОУ, ІПН, адреса) → ввести товари вручну → порахувати ПДВ калькулятором → перевести суму прописом руками → зберегти як PDF → відправити.
10–15 хвилин на один документ. На день — 3-5 документів. На місяць — від 10 годин чистого часу втрачено на копіпаст.
Ще гірше з актом звірки: треба підняти всі платіжки, всі накладні, перевірити дати, скласти таблицю «дебет-кредит», порахувати сальдо. Півдня роботи. Помилка в одному рядку — клієнт не підпише, треба переробляти.
Це не «бухгалтерська робота». Це механічна. І її можна повністю автоматизувати.
Що таке «первинні документи» з точки зору закону
Перш ніж говорити про автоматизацію, важливо розуміти що саме ми створюємо.
Первинні документи — це паперові або електронні документи, що містять відомості про господарську операцію. Поняття зафіксоване в статті 9 ЗУ № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».
Кожен первинний документ повинен мати 6 обов'язкових реквізитів:
- Назва документа (форма)
- Дата складання
- Назва підприємства, від імені якого складено документ
- Зміст і обсяг операції, одиниця виміру
- Посади відповідальних осіб
- Особистий підпис або дані для ідентифікації (КЕП теж підходить)
Зберігати треба не менше 1 095 днів (3 років) від дати подання звіту, в межах якого вони були враховані.
Якщо хоча б одного реквізиту немає — документ вважається недійсним. Податкова при перевірці може його не зарахувати, а контрагент має право не оплатити «за відсутності первинки».
Чотири первинні документи, які потрібні щодня
В Sklado автоматизовано всі чотири найпоширеніші первинні документи для українського e-commerce:
1. Рахунок-фактура
Виставляється до оплати — щоб у клієнта була підстава перерахувати кошти.
В Excel: 10 хв. В Sklado: обираєте клієнта зі списку → додаєте товари з каталогу → натискаєте «Виставити». PDF готовий, з усіма реквізитами вашої організації і клієнта. Один клік — і рахунок летить клієнту на email. ~1 хвилина.
2. Видаткова накладна
Оформляється в момент відвантаження товару — підтверджує, що товар реально передано від продавця покупцю.
В Excel: 10 хв (треба продублювати дані з рахунку, додати дані складу). В Sklado: з виставленого рахунку — кнопка «На відвантаження». Накладна формується автоматично, з усіма позиціями, складом відвантаження, підписами. Кнопка «Друк» → PDF. ~30 секунд.
3. Акт виконаних робіт (наданих послуг)
Потрібен, якщо ви продаєте послуги (доставка, монтаж, передплата, підписка), а не товар. Підтверджує: «Виконавець виконав, Замовник прийняв».
В Excel: 15 хв (особливо муторне — сума прописом українською мовою з родовими формами). В Sklado: на сторінці рахунку — нова кнопка «Акт». PDF готовий з преамбулою, табличкою послуг, сумою прописом («Одна тисяча двісті гривень 00 копійок» — програма сама правильно відмінює), закривною фразою «Сторони не мають претензій» і місцями для підпису й печатки з обох сторін. ~30 секунд.
4. Акт звірки взаєморозрахунків
Раз на квартал (або частіше — за запитом клієнта) бухгалтер перевіряє: чи збігаються наші дані з даними контрагента? Сальдо «винні нам» чи «винні ми»?
В Excel: півдня. Підняти платіжки, накладні, побудувати таблицю Дебет/Кредит, скласти, порахувати оборот, обчислити сальдо. В Sklado: на картці контрагента — кнопка «Акт звірки» → відкривається звіт з префіл-вибором → задаєте період → «Сформувати». Програма сама збирає всі рахунки, всі оплати, рахує сальдо на початок і кінець, виводить у форматі готового акту з підписами. PDF або Excel. ~10 секунд.
Чим це відрізняється від конкурентів
| Sklado | МойСклад | Excel-шаблон | |
|---|---|---|---|
| Видаткова накладна | ✅ 1 клік з замовлення | ✅ 1 клік | ❌ копіпаст 10 хв |
| Рахунок-фактура | ✅ авто з реквізитами | ✅ | ❌ копіпаст 10 хв |
| Акт виконаних робіт | ✅ із сумою прописом | ⚠️ окремий шаблон | ❌ копіпаст 15 хв |
| Акт звірки за період | ✅ автоматичний звіт | ⚠️ через звіти, ручне налаштування | ❌ півдня |
| Прив'язка до оплат | ✅ автоматично | ✅ | ❌ ручний контроль |
| Підтримка ФОП-ЄП специфіки | ✅ нативно | ⚠️ обмежено | ❌ |
Реквізити які підтягуються автоматично
Програма знає реквізити вашої організації один раз — далі вони автоматично потрапляють у кожен документ:
Від продавця (вашої організації):
- Назва, ЄДРПОУ або ІПН
- Адреса, телефон, email
- IBAN, банк (для рахунку-фактури)
- Платник ПДВ (так/ні), номер ПДВ
- Підпис керівника, печатка (якщо завантажена)
Від покупця (контрагента):
- Назва, тип (ТОВ / ФОП / Фізособа)
- ЄДРПОУ, ІПН
- Контакти
Ви не вводите ці дані щоразу. Вони беруться з картки контрагента.
Як це робиться в Sklado: послідовність дій
Покажу на прикладі типового дня продавця на Prom:
Крок 1 — Замовлення прийшло Клієнт оформив заявку. Замовлення автоматично прилетіло в Sklado з Prom (інтеграція налаштовується раз). Бачите його в списку → відкриваєте.
Крок 2 — Виставити рахунок (якщо потрібен) На сторінці замовлення — кнопка «На рахунок». Клік. Рахунок-фактура готова з усіма реквізитами клієнта. Кнопка «На email» → летить клієнту з PDF.
Крок 3 — Видаткова накладна при відвантаженні Коли товар фактично передається кур'єру/самовивозу — кнопка «На відвантаження». Видаткова накладна готова. Кнопка «Друк» → PDF, який можна вкласти в посилку або відправити по email.
Крок 4 — Акт виконаних робіт (для послуг — наприклад, доставка) Після виконання послуги — на сторінці рахунку кнопка «Акт». PDF готовий, з сумою прописом і місцями для підписів.
Крок 5 — Акт звірки (раз на квартал) Розділ «Фінанси → Акт звірки» в меню. Або з картки контрагента кнопка «Акт звірки». Обираєте період → «Сформувати» → бачите всі операції, оборот, сальдо. Експорт у PDF або CSV для бухгалтера.
Загалом часу на 1 замовлення з повним пакетом документів — 2-3 хвилини (замість 30-40 хв у Excel).
А коли потрібен бухгалтер?
Sklado покриває первинку — те, що формуєте в момент операції. Це 80% механічної роботи.
Решту — звітність до податкової (декларація ЄП, декларація ПДВ, об'єднана 4-ДФ, фінзвітність) — далі робить бухгалтер у своїй програмі (Dilovod, M.E.Doc, СОТА). Це його ніша, ми туди не йдемо.
Sklado не підмінює бухгалтера. Sklado економить йому час — бо ви приносите готові, правильно оформлені первинні документи, а не папірці з помилками. Бухгалтер може брати з вас на 30-50% менше за обслуговування, бо в нього вдвічі менше роботи.
Більше про цю модель — в окремій статті «Облік для ФОП без бухгалтера: 7 задач, які можна автоматизувати».
Незабаром: експорт у формат бухгалтера
Готується платний addon «Бухгалтерський експорт» (+300 ₴/міс) — XML-експорт у форматі M.E.Doc і Dilovod, щоб ваш бухгалтер імпортував усі ваші реалізації одним кліком в свою програму, без ручного перебивання.
Якщо це актуально для вас — замовте на сторінці тарифів. Підключаємо протягом 1-2 тижнів після замовлення.
Підсумок
- Чотири основні первинні документи (рахунок, накладна, акт виконаних робіт, акт звірки) — це механічна робота, яку давно можна автоматизувати
- В Sklado кожен з них — 1-2 кліки + готовий PDF з усіма реквізитами
- Сума прописом, реквізити, місця для підпису і печатки — все за стандартом ст. 9 ЗУ № 996-XIV
- Економія часу — близько 10 годин на місяць для активного продавця
- Бухгалтер далі робить звітність у M.E.Doc/Dilovod, ви передаєте йому готову чисту первинку
Спробуйте безкоштовно — 30 днів на тарифі «Бізнес», без введення картки.