Sklado знає, коли ваша команда працює і хто зараз на місці. Це впливає на те, кому дістаються нові звернення і кому летять сповіщення. Працює в будь-якому акаунті, незалежно від увімкнених модулів.
Робочий час компанії
Налаштування → Робочий час: увімкніть перемикач, позначте робочі дні й час (напр. Пн-Пт 09:00-18:00) та вкажіть перерву на обід.
Перерва на обід — чому вона віднімається
За ст. 66 КЗпП перерва для відпочинку і харчування не включається в робочий час і не оплачується. Тому робочий день 09:00-18:00 з годиною обіду — це 8 оплачуваних годин, а не 9. Саме так і виходить норма 40 годин на тиждень (ст. 50 КЗпП).
- Мінімальної тривалості закон не встановлює — її визначає роботодавець у правилах внутрішнього трудового розпорядку чи колдоговорі. Буває 30 хв, буває година.
- Максимум — 2 години (довше — це вже поділ робочого дня на частини, окрема історія).
- Зазвичай перерву дають через 4 години після початку роботи; якщо зміна коротка (до 4 годин), перерва не обовʼязкова — тоді ставте 0.
У Sklado це налаштування, а не константа: типово 60 хвилин, але поставте своє значення або 0, якщо перерви немає. Впливає лише на норму годин у «Зарплаті» — на розподіл звернень не впливає (коли саме у вас обід, система не питає і серед дня нікого не «вимикає»).
Що це дає:
- Поза робочим часом система не призначає нові звернення конкретним менеджерам — заявка чекає в етапі «Неопрацьоване», де її бачить уся команда, і вранці її бере той, хто вільний. Нічого не губиться.
- Це впливає на зарплату. Якщо комусь у «Зарплаті» стоїть ставка «за годину» з варіантом «години з графіка компанії», норма годин рахується саме звідси: робочі дні × тривалість робочого дня мінус дні відсутності. Скоротите робочий день або приберете день тижня — нарахування таким співробітникам зменшиться. На касирів (у них години зі змін каси) це не впливає.
- Якщо робочий час вимкнено — вважається, що ви працюєте цілодобово (як було раніше).
Неробочі дні (свята) — задаєте ви, а не система
У блоці «Неробочі дні» ви додаєте дати, коли компанія не працює понад звичайні вихідні: державні свята, корпоративні дні, санітарний день. Типово список порожній.
Чому ми не підставляємо свята автоматично. У період воєнного стану стаття 73 КЗпП не застосовується (ч. 6 ст. 6 Закону № 2136-IX від 15.03.2022): офіційних святкових і неробочих днів зараз немає, скорочення робочого дня напередодні свята теж немає, а рішення працювати чи відпочивати ухвалює роботодавець. Тому автоматичний календар свят рахував би вашу норму годин неправильно.
Якщо ви все одно даєте людям вихідні у ці дні — натисніть «Додати державні свята України на рік»: система підставить перелік зі ст. 73 КЗпП (9 дат із незмінними числами). Великдень і Трійця туди не входять — вони рухомі й завжди припадають на неділю, тож для графіка Пн-Пт нічого не змінюють.
На що впливають неробочі дні:
- не рахуються робочими в нормі годин у «Зарплаті» (для тих, у кого години беруться з графіка компанії) — у рядку видно, скільки свят випало на місяць;
- у ці дні система не призначає нові звернення менеджерам — заявка чекає в «Неопрацьоване», де її бачить уся команда.
Відсутність співробітника і заміна
🔴 Графік веде керівництво, а не сам працівник. Відсутність (відпустку, лікарняний, відгул) у систему вносить той, хто веде графік цієї людини: керівник її відділу, кадровик або власник. Працівник не може поставити собі відсутність сам — він подає заявку або просто повідомляє керівника.
Як це виглядає у працівника: Налаштування → блок «Мене не буде». Там видно всі свої періоди і можна подати заявку (тип, дати «з» і «по», коментар).
⚠️ Заявка ні на що не впливає, поки її не затвердив керівник. Доки вона на розгляді, людині далі призначаються нові звернення, а норма годин у зарплаті не змінюється. Свою заявку, яку ще не розглянули, можна відкликати; затверджену відсутність знімає тільки керівник.
Як це виглядає у керівника: розділ Команда → зверху блок заявок, що чекають рішення («Затвердити» / «Відхилити»); у картці співробітника — його періоди й кнопка додати відсутність одразу затвердженою (коли людина захворіла й зателефонувала — заявки від неї не буде).
Собі затвердити не можна навіть керівнику. Він входить до свого ж відділу, тож його власну відпустку затверджує власник. Своя заявка в черзі керівника не показується.
Якщо у вас маленька команда і про відпустки домовляються голосом — вимкніть заявки: Налаштування → «Дозволити працівникам подавати заявки». Тоді працівник просто повідомляє керівника, а той вносить відсутність сам.
Відсутностей може бути кілька — вони не затирають одна одну, і кожна лишається в історії. Періоди не можуть накладатись: система про це попередить.
Хто бачить причину. Колеги бачать лише те, що людини не буде. Причину (лікарняний, мобілізація) бачить той, хто веде її графік, і вона сама — дані про здоров'я належать до особливої категорії персональних даних (ст. 7 ЗУ № 2297-VI), і показувати їх усій команді не можна.
Хто веде графік — налаштовується в ролях. Налаштування → Ролі → розділ «Графіки та відсутності»: «Не веде» / «Тільки свої» / «Свій відділ» / «Усі». Роль «Керівник відділу» отримує «Свій відділ» за замовчуванням. «Свій відділ» — це саме керівник відділу або безпосередній керівник людини, а не будь-який колега з того ж відділу.
Типи відсутності і зарплата:
| Тип | Години в Sklado | Хто платить за цей день |
|---|---|---|
| Відпустка, Лікарняний, Мобілізація, Простій | не нараховуються | компанія — окремою виплатою, рахує бухгалтер |
| За свій рахунок, Відгул, Інше | не нараховуються | ніхто, день неоплачуваний |
🔴 Чому за відпустку немає годин. У день відпустки чи лікарняного людина не працювала, і платять їй не тарифну ставку, а окрему виплату за середнім заробітком: відпускні (Порядок КМУ № 100) або лікарняні (перші 5 днів — за рахунок роботодавця, Порядок КМУ № 1266). Ці виплати рахує бухгалтер. Якби Sklado додав ще й години × ставку, за один день заплатили б двічі. Так само влаштований і паперовий табель: день відпустки стоїть кодом «В», а у «відпрацьовано годин» не входить.
У розрахунку зарплати такі дні видно окремим рядком — «3 дн. оплачуваної відсутності», щоб було зрозуміло: години не зникли, їх просто рахують не тут.
Мобілізація й простій позначені як оплачувані, бо за ст. 119 і ст. 113 КЗпП за працівником зберігаються місце роботи й виплати; сам розрахунок цих виплат — теж до бухгалтера.
Замісник задається окремо від відсутності: це про те, кому передавати роботу в системі, поки людини немає, а не про кадровий факт.
Зміни та індивідуальний графік
Якщо у вас позмінна робота (2/2, ранкова/вечірня, нічна) — Налаштування → «Зміни та графік»:
- Шаблони змін — заготовки: назва, час початку й кінця, перерва. Нічна зміна (22:00-06:00) підтримується: система розуміє, що вона переходить через північ.
- Календар — місяць по днях: клікаєте по клітинці й ставите людині зміну. Кнопка «Заповнити 2/2» розставляє цикл за період; далі окремі дні правляться вручну (підміни).
- У картці співробітника оберіть «Коли працює»: за графіком компанії (типово) або за призначеними змінами.
⚠️ У режимі «за призначеними змінами» день БЕЗ зміни означає, що людина не працює: у цей день їй не призначаються нові звернення. Це зроблено навмисно — інакше касиру з графіком 2/2 система слала б звернення в його вихідний.
На що впливають зміни: система призначає нові звернення тому, хто ЗАРАЗ на зміні. Тобто якщо півдня працює один менеджер, а півдня інший — звернення підуть тому, хто в цей час на роботі.
🔴 Сам графік зарплату не рахує. Він — ПЛАН, а не факт: людина могла не вийти, підмінитись, піти раніше, і платити за планом означало б платити за те, чого не було (за законом база оплати — фактично відпрацьований час). Щоб години з графіка пішли в оплату, керівник підтверджує їх у Табелі — див. окрему статтю «Табель: облік відпрацьованого часу».
Попередження при складанні графіка. Система підкаже, якщо зміна довша за 12 годин або між змінами лишається менше 12 годин відпочинку (ст. 70 КЗпП). Це саме підказки — вона нічого не забороняє: за підсумованого обліку робочого часу довші зміни законні.
Чого система не рахує: понаднормові (ст. 106 КЗпП — подвійна оплата) і доплату за нічні години (ст. 108). Це зона вашого бухгалтера, як відпускні й лікарняні.
Хто що робить: шаблони змін заводить той, хто керує налаштуваннями; розставляє людей по датах — той, хто веде їхній графік (керівник відділу для своїх, власник для всіх).
Відділи
Відділ відповідає рівно на одне питання: хто веде графік цієї людини. Заводяться в Налаштування → Відділи: назва + керівник; співробітника прив'язують до відділу в його картці.
🔴 Відділ НЕ обмежує доступ до клієнтів і замовлень. Замовлення проходить через продажі, склад і виробництво, тому комірник має бачити, що написав менеджер по тому самому замовленню. Хто які угоди бачить — налаштовується окремо (Ролі → Контрагенти / CRM), і від відділу це не залежить.
Якщо відділів немає — нічого страшного: графіки веде той, у кого в ролі стоїть «Усі» (зазвичай власник). Для команди на 3-5 людей відділи заводити не обов'язково.
Чужу відсутність проставляє той, хто керує командою: розділ Команда → значок календаря навпроти співробітника.
Поки людина відсутня:
- нові звернення їй не призначаються — черга йде далі;
- нагадування по її задачах приходять заміснику з підписом «замість кого»;
- її вже наявні ліди й задачі лишаються за нею — щоб не переписувати історію. Якщо відсутність довга і роботу треба реально передати, скористайтесь кнопкою «Передати все» (там галочками обираєте: контрагенти / відкриті ліди / незавершені задачі, і видно, скільки чого передається).
Співробітника, за яким числяться клієнти, відкриті ліди або незавершені задачі, система не дасть деактивувати чи видалити, поки цю роботу не передадуть. Зняти всі галочки і водночас деактивувати теж не можна — інакше робота «зависла» б на тому, хто вже не працює.
Це позначка в календарі доступності, а не кадровий документ: відпускні та лікарняні за законом система не рахує — це зона вашого бухгалтера.
Черга нових звернень (кому дістається лід)
Налаштування → CRM → «Черга нових звернень» — оберіть режим для воронки:
- Не призначати (за замовчуванням) — нові звернення чекають у «Неопрацьоване», їх бере хто вільний.
- По черзі — кожне нове звернення дістається наступному зі списку обраних менеджерів.
- Конкретній людині — усі нові звернення на одного менеджера; якщо він відсутній, вони переходять до його замісника.
Система пропускає тих, хто відсутній, і не призначає нікого поза робочим часом.
Своє правило в окремого джерела — сильніше за правило воронки. У кожного джерела звернень є власне поле «Відповідальний за нові звернення»: у каналу месенджера — у формі підключення і в кнопці «Маршрутизація» у списку каналів; у форми сайту — на вкладці «Куди падає»; у поштової скриньки — у її налаштуваннях; у телефонії — у блоці «Автоматика» окремо для вхідних і вихідних; у джерел Prom/OLX — під тумблером у «Джерела лідів». Типово там стоїть «За правилом воронки» — тоді діє черга, описана вище. Оберіть інше — і звернення саме з цього джерела підуть за його правилом: наприклад, увесь Instagram веде Марія, а заявки з сайту роздаються по черзі між двома менеджерами. Варіант «Не призначати нікому» у джерела теж перебиває воронку — звернення чекатимуть у «Неопрацьоване».
Кожне джерело обирає і свою воронку з етапом. Це те саме поле «Воронка / Етап для нових звернень» поруч: канал Telegram може наповнювати одну воронку, а WhatsApp — іншу. Кнопка «Налаштування» у списку каналів міняє це для вже підключеного каналу без перепідключення — переписка і привʼязки клієнтів лишаються на місці.
Перейменувати підключення можна там само: Налаштування → CRM → канал → «Налаштування» → поле «Назва підключення» → «Зберегти». Сам бот, номер чи сторінка при цьому не змінюються, переписка нікуди не дівається. Назву видно на картці кожної угоди поруч зі значком месенджера, тому їй варто бути зрозумілою: «Instagram Числа» краще за «Канал 2».
Навіть коли звернення призначене, воно лишається видимим усій команді, поки лежить у «Неопрацьоване» — щоб заявка не «зависла» на людині, яка сьогодні не за комп'ютером. Хто натиснув «Прийняти», той і стає відповідальним — навіть якщо черга підказувала іншого. Черга — це підказка «чия зараз черга», а не закріплення.
Кому це видно
Робочий час налаштовує той, хто має право на налаштування; відсутність і замісника — той, хто керує командою.