AI-команда: покрокове налаштування ваших AI-співробітників — Довідка

Коротко: AI-команда — це «наймані» AI-співробітники Sklado. Один ваш AI-ключ вмикає всіх, начальник у всіх один — ви. Усе в одному місці: Налаштування (у лівому меню, під лінією після «Каси») → AI-команда.

Хто в команді

Директор компанії (у меню й у чаті він підписаний «AI-помічник» — це та сама людина-помічник, просто картка з налаштуваннями зветься так) — голова команди. Відповідає на ВАШІ питання про бізнес словами (кнопка «AI-помічник» у меню й чаті), тримає ваші цілі і щотижня доповідає про курс до них + фінанси.
Керівник продажів — сам відповідає покупцям у чатах і щоранку присилає зведення по воронці.
Приймальник товару — розпізнає накладну з фото і заповнює «Надходження».

КРОК 1. Підключіть свій AI-ключ (один раз на всю команду)

Розумні відповіді працюють на вашому ключі Anthropic (ви платите Anthropic напряму за фактичні запити — зазвичай центи; Sklado комісії не бере). Без ключа працюють лише точні звіти без AI-формулювань і чат підтримки.

Відкрийте platform.claude.com, створіть акаунт (через Google або пошту).
Поповніть баланс на невелику суму (напр. $5–10) у розділі оплати.
Створіть ключ на сторінці platform.claude.com/settings/keys, скопіюйте його (формат sk-ant-..., показується один раз).
У Sklado: Налаштування → AI-команда → блок вгорі → «Підключити ключ» (він веде на сторінку «AI-помічник»), вставте ключ, натисніть «Перевірити та зберегти». Побачите статус «Ключ активний» — команда готова.

Детально про ключ і ліміти — стаття «Як отримати API-ключ Anthropic».

КРОК 2. Директор — питання про бізнес словами

Директор — це і ваш співрозмовник у чаті, і той, хто тримає цілі (нижче). Питати нічого вмикати не треба — щойно є ключ, він відповідає. Кнопка «AI-помічник» — у лівому меню зверху і в кнопці чату внизу праворуч.

Приклади питань, які можна ставити словами:

«Хто нам винен гроші і скільки?»
«Скільки заборгував Іван Петренко і за які документи?»
«Що найкраще продавалось торік у грудні?»
«Про що ми домовлялись із ТОВ Ромашка?»
«Яких товарів залишилось мало на складі?»
«Як справи? Що по бізнесу сьогодні?» — коротке зведення дня одним питанням.
«Скільки грошей на рахунках і що з рухом за тиждень?»
«Покажи зміни каси за вчора — чи зійшлась готівка?»
«Що у воронці продажів? Які угоди зависли?»
«Які задачі прострочені?»
«Що з замовленнями з Prom? Де посилка за ТТН 2045…?»
«Хто з кандидатів на етапі співбесіди?»
«Що зараз у виробництві і чи вистачає матеріалів?»

Директор бачить майже всі розділи Sklado: товари і склади, фінанси (рахунки, рух грошей, прибутковість, топ товарів і покупців), зміни каси, CRM (угоди, чати, історія), задачі, замовлення Prom і доставку, персонал (вакансії, кандидати, відсутності, зарплатний звіт), виробництво, стан інтеграцій і «хто зараз працює».

Питання про саму програму — з посиланням на розділ. Директор відповідає не лише про ваші дані, а й на «як це зробити / де це налаштовується». У таких відповідях він називає розділи дослівно так, як вони підписані на екрані, і дає клікабельне посилання прямо туди — натиснули й опинились на потрібній сторінці. Ту саму назву можна вписати в пошук угорі сторінки «Налаштування»: пошук знаходить і картки налаштувань, і розділи меню, і окремі блоки всередині сторінок (наприклад «Мої сигнали»).

Якщо такої можливості в Sklado немає, Директор скаже це прямо — і передасть побажання команді Sklado, замість того щоб описувати функцію, якої не існує.

Що Директор ВМІЄ робити. Дії працюють за правами співробітника (немає права — Директор чесно відмовить, а не зробить потай):

задачі — поставити або змінити («постав мені задачу передзвонити Іванову завтра о 12:00»); задача одразу жива, виконавець отримає нагадування;
клієнти й компанії — створити або дозаповнити, разом із реквізитами для документів («створи компанію ТОВ „Ромашка“, ЄДРПОУ 12345678, IBAN UA…, директор Коваленко П. М.»);
товари, склади, ваші організації (ФОП/ТОВ) — створити чи оновити (назви, ціни, адреси, реквізити);
угоди CRM — створити, перенести по робочих етапах, додати нотатку; змінити етап Prom-замовлення; зробити чернетку замовлення або надходження (проводить людина). «Виставити рахунок» і «створити замовлення» — РІЗНІ документи: рахунок клієнт отримує на оплату, замовлення резервує товар на складі;
рахунок на оплату — створити і, за вашим «так» або за налаштуванням кабінету, виставити (детально — розділ «Рахунок, акт і договір від помічника» нижче);
документ за вашим бланком — «зроби рахунок за шаблоном „Рахунок гривня“»: Директор бере бланк із розділу «Шаблони документів», підставляє реквізити й позиції та віддає готовий PDF; документ лягає у «Свої документи». Шаблону з названою назвою немає — скаже прямо і перелічить наявні;
графік — записати вашу відсутність і замісника («мене не буде до пʼятниці, замість мене Оля»), змінити робочий час компанії, назву чи часовий пояс кабінету;
PDF документів — сформувати рахунок, акт наданих послуг, накладну або акт звірки і дати посилання на завантаження («сформуй акт звірки по Іванову за липень»). Файл виглядає так само, як «Друк» у кабінеті: з реквізитами сторін і бланком (логотип, печатка, підпис — якщо завантажені в організації; скажіть «без печатки», якщо не треба);
надіслати документ клієнту («надішли цей акт клієнту у Viber») — PDF піде файлом у месенджер останньої активної переписки клієнта (Telegram, Viber, WhatsApp, Facebook, Instagram, eChat). Одержувач — завжди клієнт САМОГО документа, надіслати чужий акт не тому неможливо. Пошти в Sklado поки немає — Директор чесно про це скаже.

Чого Директор НЕ робить ніколи: не проводить складські документи — відвантаження, надходження, переміщення, списання, інвентаризацію (залишки рухає людина); єдиний виняток — виставити РАХУНОК, і то лише за вашим «так» або за налаштуванням «виставляти одразу». Не створює ТТН, нічого не видаляє, не чіпає касу і фіскальні налаштування, паролі, тарифи. І ще один запобіжник: якщо в цьому ж питанні Директор читав переписку покупців, дії блокуються — повторіть команду окремим повідомленням (захист від сторонніх інструкцій, схованих у чужому тексті).

Рахунок, акт і договір від помічника — як це працює

Помічник робить документи за простим проханням словами — у чаті в кабінеті, голосом або в Telegram-боті. Нижче — що саме відбувається на кожне прохання, що він спитає і де потім знайти результат.

«Зроби рахунок Іванову на 2 послуги консультації по 500» — рахунок

Помічник знаходить клієнта і товар/послугу в довідниках; сам нічого не вигадує. Точної назви немає — він покаже схожі за назвою позиції й спитає, яку ставити. Схожими вважаються й інакше написані: без апострофа («Компютерне»), латиницею замість кирилиці («CRM» і «СРМ»), російською. Створити нову позицію він запропонує лише тоді, коли й схожих немає, і створить тільки після вашого «так». Якщо ви назвали лише клієнта і суму, а за що рахунок — ні, помічник спершу спитає «за що виставити?» і не підставить позицію сам. Описали послугу своїми словами («налаштування для 2 користувачів на 7 місяців») — у рахунку й акті надрукується саме цей текст; ціна і звіти тримаються на послузі-основі з довідника. Її задають у тій самій картці «Документи від помічника» → «Послуга-основа для позицій зі своєю назвою»; не задана — помічник візьме найближчу послугу з довідника і скаже, яку саме.
Створює рахунок у розділі Продажі → Рахунки — спочатку як чернетку.
Робить PDF рахунку і віддає файл: у Telegram — вкладенням, у чаті кабінету — посиланням на завантаження (діє близько 10 хвилин; сам рахунок нікуди не зникає — файл можна зробити знову з картки кнопкою «Друк»).
Далі — за налаштуванням «Документи від помічника» (Налаштування → AI-команда → картка «Директор компанії» → кнопка «Ключ і ліміти» → картка «Документи від помічника»):
- Спитати (так налаштовано з самого початку) — помічник одним рядком питає «Виставити рахунок?». Відповіли «так» / «виставляй» — виставляється той самий рахунок, що вже створено: другий такий самий не зʼявляється, і файл удруге не надсилається (друкована форма від виставлення не змінюється). Промовчали чи відповіли «ні» — лишається чернеткою.
- Виставляти одразу — без питання: зробив і одразу виставив. Обирайте, якщо просите рахунок тільки тоді, коли він точно потрібен клієнту.
- Лишати чернеткою — помічник не виставляє і не пропонує; виставляєте ви самі кнопкою «Виставити» на картці рахунку.
У відповіді помічник дає номер, яку позицію поставив, суму, статус (чернетка або виставлено) і посилання на картку рахунку в кабінеті.

Питання — це не команда. Якщо у відповідь ви щось питаєте («а схожої немає?», «скільки це коштує?»), помічник відповідає на питання і в цій відповіді нічого не створює й не виставляє. Діє — лише на пряме прохання або «так».

Однаковий рахунок двічі не робиться. Попросили той самий рахунок тому самому клієнту ще раз (ті самі позиції й ціни, протягом двох годин) — помічник поверне вже створену чернетку, а не зробить копію. Потрібен саме ще один такий самий рахунок — скажіть про це прямо.

Змінити ціну чи кількість у рахунку. Скажіть «зміни ціну в рахунку №… на …» — помічник поправить той самий рахунок, новий не створює. Чернетку він править одразу. Виставлений рахунок спершу треба відкликати: попросіть «відклич рахунок №…» — помічник поверне його в чернетку (так само, як кнопка «Відкликати» на картці рахунку), змінить ціну, зробить новий файл і далі спитає про виставлення за налаштуванням «Документи від помічника». Рахунок, по якому вже є оплата (навіть часткова) або видано посилання на оплату, помічник не відкликає й не править — це робиться на картці рахунку. Помічник міняє лише ціну й кількість наявних позицій; додати чи прибрати позицію, змінити знижку — на картці рахунку.

Помічник перевіряє, а не вірить на слово. Якщо ви пишете «я відкликав» чи «я виправив», а в програмі рахунок досі в попередньому стані, помічник скаже про це прямо й запропонує зробити самому, а не піде далі.

Що означає «виставити». Виставлений рахунок — чинний: він потрапляє у взаєморозрахунки і рахується як борг клієнта (у картці клієнта, у звітах по боргах, у нагадуваннях про прострочені рахунки). Чернетка в борг НЕ входить. Помилились — на картці рахунку є кнопка «Відкликати»: рахунок повертається в чернетку, її можна правити і виставити знову; номер при цьому не змінюється.

Що помічник НЕ проводить ніколи, ні в якому режимі: відвантаження, надходження, переміщення, списання, інвентаризацію — усе, що рухає залишки на складі. Ці документи він може лише створити чернеткою (замовлення покупця, надходження), а проводить людина в кабінеті.

«Мені прийшли гроші по рахунку №2026-00004» — оплата

Помічник знаходить виставлений рахунок за номером (або за клієнтом, якщо номера ви не назвали). Рахунок ще чернетка — помічник скаже про це і запропонує спершу виставити; оплату по чернетці записати не можна, бо вона не входить у борг клієнта.
Суму бере ту, що ви назвали; не назвали — весь борг рахунку. Спосіб оплати — як сказали: «готівкою» → каса, «на рахунок» / нічого не сказали → безготівково на IBAN, «карткою» → термінал. Касу чи банківський рахунок підбирає сам за способом і валютою; коли підходящих кілька — спитає одним рядком, у яку.
Далі — за налаштуванням «Оплати від помічника» (Налаштування → AI-команда → картка «Директор компанії» → кнопка «Ключ і ліміти» → картка «Оплати від помічника»):
- Спитати (так налаштовано з самого початку) — одним рядком: «Записати 6 000,00 UAH (готівка, каса «Основна») по рахунку № 2026-00004 — Маргарита? Рахунок закриється повністю.» Відповіли «так» / «записуй» — оплата записана; «ні» — нічого не змінюється.
- Записувати одразу — без питання; у відповіді помічник каже, що і куди лягло.
- Вимкнено — помічник оплат не записує, лише підкаже, де це зробити.
Сума більша за борг рахунку завжди потребує вашого «так», навіть у режимі «Записувати одразу»: помічник назве, на скільки більше і що різниця стане переплатою за цим рахунком. Зайвий нуль так не проходить.
У відповіді — що записано, скільки лишилось по рахунку (або що рахунок закрито) і посилання на його картку.

Де це видно. Продажі → Рахунки → картка рахунку → блок «Оплати» (у коментарі оплати стоїть «Записано AI-помічником»; скасувати її може той, у кого в ролі є право видаляти оплати), а також Фінанси → Рух коштів. Записує оплату помічник від імені того, хто його попросив, і лише якщо в його ролі в радіо «Запис оплат» стоїть «Одразу» (Налаштування → Ролі → група «Платежі») — без права помічник скаже, що доступу немає; якщо там «Через підтвердження», помічник внесе запис у чергу бухгалтеру і так і скаже. Якщо в ролі немає права бачити фінанси, оплата запишеться без привʼязки до каси — помічник про це скаже.

Чого помічник не робить з грошима: не записує передоплату за замовлення і оплату відвантаження (це людина на картці документа), не скасовує записані оплати, не переносить аванс між рахунками. Надходження з банківської виписки — окрема команда «запиши надходження на клієнта».

«Іван вніс 2000 за замовлення 145» — передоплата за замовлення

Те саме, що й оплата рахунку, але по замовленню покупця — чернетці чи проведеному. Суму назвіть самі (порожнє замовлення без суми помічник оплатити не зможе — спитає суму). Гроші лягають передоплатою на замовлення; якщо сума більша за замовлення, помічник це скаже в питанні. Видно на картці замовлення в блоці «Оплати».

«Поверни Марині 500 готівкою за рахунком …» — повернення грошей покупцю

Помічник знаходить документ (рахунок, замовлення чи відвантаження), перевіряє, що повернути можна не більше, ніж оплачено, підбирає касу чи рахунок за способом і завжди спершу показує одним рядком: сума, звідки, по якому документу, скільки лишиться оплаченим. Повертає лише на ваше «так». Потрібне право «Повернення грошей покупцю» в ролі (та сама кнопка «Повернути гроші покупцю» на картці); у Налаштування → AI-команда → «Ключ і ліміти» → «Оплати від помічника» повернення можна вимкнути. У книзі доходів повернення доходом не рахується.

«Надішли Іванову посилання на оплату рахунку» — посилання на оплату

Помічник створює посилання на онлайн-оплату тим еквайрингом (Monobank чи WayForPay), що підключений в організації документа, на залишок до сплати (або на суму, яку ви назвали), і віддає його вам — або одразу надсилає клієнту в месенджер разом із документом, якщо ви так попросили. Коли клієнт оплатить, оплата запишеться сама. Потрібне право «Виставити посилання на оплату» в ролі; лише гривня; сума не більша за залишок до сплати. Якщо по документу вже є живе посилання на ту саму суму, помічник віддасть його, а не створить нове (нове скасувало б старе). Посилання видно на картці документа, там же його можна скасувати.

«Хто нам винен більше тижня» і «нагадай їм» — борги

Помічник показує загальну картину боргів, а на «хто винен» перелічує неоплачені рахунки з номерами й сумами; на «нагадай Іванову про рахунок» надсилає клієнту в месенджер сам рахунок із вашим текстом нагадування. Потрібні права на фінанси та на надсилання документів клієнту.

«Створи ТТН по замовленню 145» — накладна Нової Пошти

Помічник бере одержувача зі збереженої в картці клієнта адреси Нової Пошти або з даних Prom-замовлення (місто і номер відділення). Нічого не збережено — спитає місто й відділення, знайде їх у довіднику Нової Пошти і підставить.
Відправник — з довідників Нової Пошти вашого кабінету; якщо їх кілька, спитає, від кого.
Вага типово 1 кг, оголошена вартість — сума замовлення, опис — «Товар»; скажете «з післяплатою» — післяплата на залишок до сплати.
Далі завжди питання одним рядком: одержувач, відділення, відправник, вага, вартість, післяплата. Накладна створюється лише на ваше «так» — вона коштує грошей, а скасовується лише вручну в кабінеті.
У відповіді — номер ТТН і орієнтовна вартість доставки; номер зʼявляється на картці замовлення, звідти друкується маркування. По документу, у якого ТТН уже є, другу помічник не створить.

«Прийшло 20 штук чохлів від постачальника Y» — надходження

Помічник створює чернетку надходження з названими позиціями і постачальником (ціна — закупівельна з картки товару). Залишки не змінюються, поки ви не проведете документ на картці — так само, як при заповненні з фото накладної.

«Погодь відпустку Марини» — заявки на відсутність

Коли працівник подає заявку на відсутність (відпустка, лікарняний, відгул), керівнику приходить повідомлення в Telegram із кнопками «Погодити» і «Відхилити» — натискання робить те саме, що й кнопка в кабінеті. Те саме можна сказати помічнику словами: «погодь відпустку Марини», «відхили заявку Петра». Погодити може лише той, хто має право на цього працівника; свою заявку погодити не можна (виняток — власник з охватом «усі співробітники»).

Ранкове зведення в Telegram («Мій день»)

Щоранку бот сам надсилає одне повідомлення: задачі на сьогодні і прострочені, а якщо у вашій ролі є право на фінанси і склад — ще вчорашні продажі (за базою виручки кабінету), прострочені рахунки клієнтів і товари, що закінчуються. Увімкнено для всіх, у кого підключений Telegram; година — Налаштування → Сповіщення → «Ранковий список справ о»; вимкнути — зняти там галочку «Мій день». У день без задач і без новин бот мовчить.

Своїм бланком чи стандартною формою

Рахунок і акт можна друкувати стандартною формою Sklado (та сама, що кнопка «Друк» на картці) або своїм бланком — шаблоном із розділу Налаштування → Шаблони документів.

Сказали «за шаблоном „Рахунок гривня“» — помічник візьме саме цей бланк. Такого шаблону немає — скаже прямо і перелічить наявні.
Нічого не сказали — візьме те, що стоїть у налаштуванні «Рахунок друкувати як» / «Акт друкувати як» (Налаштування → AI-команда → картка «Директор компанії» → кнопка «Ключ і ліміти» → картка «Документи від помічника»). Спочатку там «Стандартна форма Sklado»; оберіть свій бланк — і його не доведеться називати щоразу.
Ваше слово в проханні завжди сильніше за налаштування: сказали «стандартною формою» — буде стандартна, навіть якщо в налаштуванні стоїть бланк.

Документ за своїм бланком лягає у розділ Свої документи і показується на картці самого рахунку в блоці «Свої документи» (одразу під шапкою) — звідти його можна відкрити, підправити текст і роздрукувати. Реквізити продавця (ваша організація, IBAN, підпис) підставляються з рахунку автоматично.

«Зроби акт по рахунку №2026-00012» — акт

Стандартний Акт наданих послуг формується з рахунку або відвантаження — помічник робить PDF і віддає файл так само, як рахунок. Акт за своїм бланком — з налаштування «Акт друкувати як» або за названим шаблоном. Окремим документом в обліку акт не створюється — це друкована форма до рахунку чи відвантаження, тож «проводити» його не треба.

«А акт по цьому рахунку є?» Помічник відповідає з історії самого рахунку: чи робили по ньому акт, як він називається («Акт № 2026-00004 здачі-приймання виконаних робіт (наданих послуг)»), яка дата стоїть в акті і коли та як його робили — помічник зробив файл, надіслав клієнту, ви завантажили PDF чи надрукували акт у кабінеті. Окремого запису «акт» у списку документів немає (акт — друкована форма рахунку), але помічник це знає і не скаже «акта немає», якщо його вже робили. Попросіть «дай мені його PDF» — отримаєте той самий акт із тією ж датою. Історію друку в кабінеті помічник бачить для актів, надрукованих кнопкою «Друк / Зберегти як PDF» або «Завантажити PDF».

Акт від іншого числа. «Переделай акт, щоб він був від 30.09» — помічник поставить акту дату 30.09 і надішле новий файл. Дата самого рахунку, борг і оплати не змінюються, тож це працює і для оплаченого рахунку. Дата запамʼятовується: наступного разу акт друкуватиметься з нею (на сторінці акта її видно в полі «Дата акта» і там же можна змінити).

«Зміни дату / ціну / позицію в рахунку»

Чернетку рахунку чи замовлення покупця помічник змінює сам: дату, ціну й кількість, примітку, покупця, додає чи прибирає позиції. Новий документ замість правки не створює.
Виставлений рахунок без оплат він змінить, лише якщо ви прямо попросите: спершу відкличе його в чернетку, змінить, а далі — як налаштовано виставлення рахунків.
Оплачений чи закритий рахунок і проведені документи помічник не змінює: їхня дата й суми вже враховані в боргах і оплатах. Повернути проведений документ у чернетку може людина на його картці (у рахунку — кнопка «Відкликати», в інших документах — «Скасувати проведення»); оплачений рахунок не відкликається. Якщо насправді потрібна інша дата акта — див. вище, рахунок чіпати не треба.

«Зроби договір з ТОВ „Ромашка“» — договір

Договір існує лише як свій бланк: шаблон із розділу Шаблони документів. Немає жодного шаблону — помічник чесно скаже, що спершу треба створити його в Налаштування → Шаблони документів (можна з файлу Word). Якщо в шаблоні є поля, які не беруться з карток (предмет договору, строк, сума прописом тощо), помічник спитає їхні значення одним повідомленням — усі одразу, а не по одному. Готовий договір лягає у «Свої документи», PDF приходить файлом.

Де все це знайти в кабінеті

Рахунок — Продажі → Рахунки (у чернетки статус «Чернетка», у виставленого — «Виставлено»).
Бланк, акт чи договір за своїм шаблоном — Свої документи (пункт меню) і блок «Свої документи» на картці рахунку, з якого їх зібрали, та на картці клієнта.
Посилання на документ помічник дає прямо у відповіді — по ньому відкривається картка.

Типові питання

«Бот прислав файл, а в програмі рахунку немає». Перевірте розділ Продажі → Рахунки: помічник завжди створює рахунок у кабінеті, а не лише файл. Бланк за шаблоном шукайте у «Своїх документах» і на картці рахунку.
«Помічник не спитав про виставлення». У налаштуванні стоїть «Виставляти одразу» або «Лишати чернеткою» — перемкніть на «Спитати».
«Помічник виставив рахунок, а я не хотів». Кнопка «Відкликати» на картці рахунку; далі перемкніть налаштування на «Спитати» чи «Лишати чернеткою».
«Помічник каже, що не вміє записати оплату». Або в налаштуванні «Оплати від помічника» стоїть «Вимкнено», або у вашій ролі в радіо «Запис оплат» стоїть «Без запису» (Налаштування → Ролі → група «Платежі»), або рахунок ще чернетка — спершу виставте його.
«Помічник записав оплату не в ту касу». На картці рахунку в блоці «Оплати» скасуйте цю оплату і запишіть заново з потрібною касою; наступного разу назвіть касу в проханні («готівкою в касу магазину»).
«У PDF порожні реквізити продавця». У картці вашої організації (Налаштування → Мої організації) не заповнені IBAN, адреса чи підпис — помічник друкує лише те, що є в картках, і сам нічого не вигадує.
«Хочу, щоб він завжди друкував мій бланк». Налаштування → AI-команда → картка «Директор компанії» → кнопка «Ключ і ліміти» → картка «Документи від помічника» → «Рахунок друкувати як» → оберіть бланк.

Чат доступний усій команді. Право «AI-помічник» типово увімкнено всім ролям — вимкнути окремій ролі можна в Налаштування → Ролі. Кожен бачить через Директора лише те, що дозволяє його роль: немає права на фінанси — Директор чесно скаже, що доступу немає, а не покаже чуже. Питання всієї команди діляться спільним денним лімітом акаунта.

Голосом теж можна — жива розмова (бета). Кнопка-трубка вгорі чату — розмова як по телефону, з миттєвими відповідями і перебиваннями. Працює на ключі OpenAI; факти Директор бере лише з ваших даних і лише в межах прав співробітника; на екрані видно транскрипт. У живій розмові Директор і ДІЄ за вашими правами: шукає клієнтів і товари, ставить задачі, створює і переміщує угоди по робочих етапах, додає нотатки, змінює етапи Prom-замовлень, створює чернетки рахунку/замовлення/надходження (проводить людина), збирає документ за вашим бланком із «Шаблонів документів», створює клієнтів, формує PDF документів і надсилає їх клієнту в месенджер. Повідомлення покупцю, закриття угоди і надсилання документа — лише після того, як асистентка озвучить, що і кому йде, і ви явно погодитесь. Проведення документів, ТТН і видалення голосом недоступні. Ліміт: живі розмови — 50/день.

Голосові функції — набір під себе. Голос навмисно працює з КОРОТКИМ набором функцій (типово ~36): на довгих списках голосова модель починає плутатись і «не знаходити». Який саме набір — обираєте ви: у картці «Директор компанії» розгорніть блок «Голосові функції (жива розмова)», поставте галочки на тому, що користуєтесь щодня (стеля — 40, зірочкою ★ позначено стандартний набір), і натисніть «Зберегти набір». Кнопка «Стандартний набір» повертає як було. Зміни діють з НАСТУПНОЇ розмови — перед дзвінком оновіть сторінку. Якщо в розмові попросити те, чого в наборі немає, Директор чесно скаже і підкаже, де ввімкнути. Повний арсенал незалежно від цього налаштування завжди доступний у текстовому чаті.

Він сам знайде дані, порахує і відповість із посиланням на конкретні документи. Модель (розумну/швидку) і денний ліміт питань — у Налаштування → AI-команда → «Модель і ліміти чату».

КРОК 3. Керівник продажів — відповіді покупцям + ранкова зведена

Потрібні: підключений AI-ключ і модуль CRM з хоча б одним підключеним месенджером (Telegram/Viber/Facebook тощо — див. Налаштування → CRM).

Відповіді покупцям: картка «Керівник продажів» → кнопка «Відповіді покупцям». Там:

Напишіть інструкцію своїми словами. Приклад: «Відповідай українською, ввічливо, на "ви". Якщо товару немає — запропонуй схожий. Про доставку кажи: Нова Пошта, 1–2 дні. Знижки не обіцяй, складні питання передавай менеджеру.»
Оберіть режим: «Готує — я надсилаю» (безпечно, ви тиснете «Надіслати» в чаті або Telegram) або «Відповідає сам» (автономно).
Поставте денний ліміт звернень (типово 50).

Що Керівник продажів робить у картці угоди (крім самої відповіді покупцю): переносить угоду на етап, ставить задачу, дописує нотатку, записує в поля те, що покупець назвав прямо (бюджет і ваші додаткові поля), ставить мітку з вашого довідника і передає угоду менеджеру.

🔴 Робот НЕ стає відповідальним за угоди. Він працює під логіном власника кабінету, тож якби «брав угоду на себе», усі звернення осідали б на власнику — і задачі за ними теж. Тому:

виводячи угоду з «Неопрацьоване», робот бере людину з черги розподілу (Налаштування → CRM → «Черга нових звернень»): вона знає графік, відпустки й замісників;
черга вимкнена або порожня — угода лишається в «Неопрацьоване». Це свідомо: там її бачить уся команда, і її забере жива людина. Робот при цьому продовжує відповідати покупцю й збирати дані;
задача за угодою типово йде відповідальному за неї. Назвати іншого виконавця робот може ЛИШЕ тоді, коли ви самі згадали цю людину в «Правилах автоматизації» — поштою (@[email protected]) або повним імʼям. Інакше задача все одно піде відповідальному, а в журналі буде видно, кого робот пропонував.

Щоб робот бачив, хто чим займається, заповніть посаду в картках співробітників (Персонал → картка людини): у списку для робота видно «Імʼя <пошта> — Посада, Відділ», і прорахунок піде кошториснику, а не випадковій людині.

Ранкова зведена по воронці: у картці кнопка «Увімкнути ранкову зведену». Щоранку отримаєте: ліди без відповіді (хто чекає найдовше), ліди, що зависли на етапі понад 3 доби, прострочені задачі по співробітниках, вчорашні підсумки.

«Хто пише звіт» (є в обох картках — і в «Керівника продажів», і в «Директора компанії»). Три варіанти: проста модель (найдешевше, мова простіша), розумна (типово — краще формулює) і найсильніша (найдорожче). Це впливає ЛИШЕ на те, як написаний текст: усі цифри в будь-якому разі рахує сама система, і число, якого вона не рахувала, у звіт не потрапляє. Звіт формується раз на день (у Директора — раз на тиждень), тож різниця у витратах вашого ключа копійчана.

Якщо в якийсь день звіт прийшов простим переліком фактів без розбору — значить текст не пройшов перевірку цифр і ми надіслали безпечний варіант. Дані в ньому ті самі; ми такі випадки бачимо й розбираємо.

КРОК 4. Директор — цілі і тижневий аудит з грошима в знахідках

4.1. Задайте цілі. Картка «Директор компанії» → блок «Цілі Директора» → «+ Додати ціль». Цілей може бути кілька (до 5) з різними горизонтами — так само, як у вас у голові: велика на рік і точкові на місяць/квартал. У кожній цілі:

Назва — напр. «Річна виручка» або «Розгребти склад».
Період — оберіть тип: Рік / Квартал / Місяць / Свій період (для «свого» вкажіть дати «з» і «по»). Ніяких захардкоджених років — обираєте самі.
Виручка за період, грн (необовʼязково) — числовий орієнтир, за яким система МАТЕМАТИЧНО рахує курс. Приклад: 2000000.
Маржа не нижче, % (необовʼязково) — попередження про демпінг. Працює лише коли заповнена закупівельна ціна товарів.
Цілі та пріоритети словами (необовʼязково) — будь-які, не тільки гроші. Приклад: «Підняти лояльність — більше повторних покупок, швидше відповідати. Розгребти залежаний товар.» Директор звіряється з ними, спираючись лише на реальні дані; чого не видно в системі — чесно каже «відстежуйте вручну» (цифр не вигадує).
«Зберегти ціль». Повторіть для інших цілей.

4.2. Увімкніть тижневий звіт кнопкою «Увімкнути щотижневий звіт».

Що прийде щотижня (по кожній активній цілі окремо, чесно, без «встигнете/не встигнете»):

ЦІЛЬ «Річна виручка» (2026 рік): виручка 2 000 000 грн. Зібрано за період: 850 000 грн (43% цілі). Торік за такий самий відрізок було 700 000 грн — зараз +21% до торік. Щоб дійти до цілі, у решту ~5 міс. періоду потрібно в середньому 230 000 грн/міс. (далі — інші цілі + фінансовий зріз: виручка/прибуток за тиждень, гроші, топ боржників, товари в мінус)

Ціль, чий період уже минув або ще не почався, у звіті не зʼявляється — показуються лише активні.

4.3. Аудит з грошима в знахідках. Крім курсу до цілей і фінансового зрізу, тижневий звіт шукає «повільні» витоки грошей, які в щоденній метушні не видно:

Мертвий сток — товари із залишком, що не продавались довше порога (типово 90 днів): «заморожено N грн» + топ-5, де лежить найбільше. Сума рахується за закупівельною ціною; товари без неї показуються окремим рядком і в суму не входять. Свіжі поставки і щойно перенесені з іншої системи товари в мертвий сток не потрапляють — рахується лише те, що реально лежить в обліку довше порога.
Клієнти, що зникли — купували регулярно (2+ покупки за рік у відвантаженнях) і мовчать довше порога (типово 90 днів): скільки кожен приніс за рік до зникнення — готовий список «кому нагадати про себе». ⚠️ Рахуються лише відвантаження на клієнта; продажі через касу до покупця не привʼязані (чек без імені), тож постійний покупець «з каси» у цей список потрапити може — сприймайте його як підказку, а не вирок.
Вік боргу — у топ-боржників тепер видно «останній платіж N дн. тому»: борг без руху місяцями — час дзвонити. Сума «разом» рахується серед топ-40 клієнтів за оборотом (про це чесно написано в самому звіті).

Тільки зміни, не повтори: те, що вже було у минулому звіті, згортається («без змін: N позицій»), нове позначається «(нове)», виправлене — «✓». Мертвий сток не довбитиме тим самим списком місяцями.

4.4. Розклад і пороги — у картці Директора, блок «Тижневий аудит»: день тижня (типово понеділок), година (типово 08:00 за часом кабінету), поріг мертвого стоку і поріг «клієнт зник» (обидва 30–365 днів). Для оптовиків із рідкими закупівлями пороги варто підняти, для щоденних товарів — опустити.

4.5. Задача-пропозиція. Коли курс просідає, Директор додає рядок «Пропоную задачу: …». Під звітом зʼявиться кнопка «Створити задачу» — клік, і вона в розділі «Задачі». Нічого не виконується без вас. Коли все гаразд — задач не пропонує («тиха неділя»).

КРОК 5. Куди приходять звіти (дзвіночок, Telegram, пошта)

Тижневий звіт Директора завжди приходить у дзвіночок угорі праворуч (📊) кожному, хто має право на фінанси, — з кнопкою «Обговорити з Директором»: клік — і Директор розбирає звіт у чаті (це одне питання з денного ліміту чату).
Для Telegram: Налаштування → Сповіщення (прив'яжіть особистий чат із ботом) і ввімкніть події «Директор компанії: тижневий звіт» та «AI-керівник продажів: ранкова зведена». У Telegram-повідомленні теж є посилання «Обговорити з Директором →».
Важливо про доступ: звіт Директора (це фінанси) отримують лише люди з правом на фінанси; зведену продажів — з доступом до CRM. Співробітник без права звіт не побачить, навіть якщо підписався.
Якщо Telegram не підключено — звіт додатково приходить Власнику на пошту (щоб не зник мовчки).

Кнопка «Сформувати звіт зараз» (у картці ролі) — перевірити одразу, не чекаючи розкладу: звіт і надішлеться, і покажеться прямо на екрані. Вона доступна лише людям із правом на дані звіту. ⚠️ Ручний запуск не «зʼїдає» плановий: у день за розкладом звіт прийде все одно, а позначки «(нове)» рахуються лише між плановими звітами.

КРОК 6. Проактивний Директор — сам «дзвонить», коли сталося важливе

Зазвичай ви питаєте Директора самі. Проактивний Директор працює навпаки: сталася важлива подія — він кличе вас обговорити її. У сповіщенні зʼявляється кнопка «Обговорити з Директором»: клік — і чат відкривається вже з розбором події, Директор першим викладає суть і поради. Поруч трубка — якщо зручніше голосом (потрібен ключ OpenAI). Кнопка живе в дзвіночку вгорі праворуч; про недостачу каси з підключеним Telegram прийде і повідомлення з посиланням «Обговорити з Директором →», а про ходовий товар у Telegram приходить звичайне сповіщення про залишок — кнопка чекає в дзвіночку.

Які події він приносить зараз:

Недостача готівки в касі. При закритті зміни готівки виявилось менше, ніж мало бути, — на суму від порога. Поріг налаштовується для кожної організації: Мої організації → Касири та правила каси → «Поріг недостачі для сповіщення» (типово 50 грн; для кас з великим оборотом поріг сам підіймається до 0,5% готівкової виручки зміни, щоб дрібний шум розміну не смикав вас щодня). Сповіщення отримують лише люди з правом на журнал змін каси. Імʼя касира в сповіщенні не пишеться — деталі видно в картці зміни за посиланням.
Чек дійшов із запізненням. Чек із офлайн-черги каси доїхав на сервер уже після закриття своєї зміни і потрапив у поточну. Готівка за ним лежала у скриньці ПОПЕРЕДНЬОЇ зміни, тому в очікувану готівку нової вона не входить — сповіщення пояснює цю розбіжність, щоб вона не виглядала недостачею.
Чеки лишились у черзі каси. Касир закрив зміну, а частину чеків сервер не прийняв (товар видалили, суми не сходяться). Ці продажі не ввійшли у Z-звіт і чекають на пристрої: їх треба або надіслати ще раз, або списати з причиною у вікні «Черга синхронізації».
Закінчується ходовий товар. Звичайне «мало на складі» ви й так бачите; але якщо товар активно продається (поріг — у налаштуваннях нижче), сповіщення стає подією з цифрами продажів за 30 днів по цьому складу і прогнозом, на скільки днів вистачить. Якщо закупівля з цим товаром уже оформлена чернеткою — Директор не турбує: товар уже їде. Сповіщення «мало на складі» у дзвіночку приходить не частіше разу на добу по кожній парі товар+склад — щоб його не засипало на кожному проведенні. У Telegram сповіщення про залишок приходить на кожне проведення, як і раніше; зовнішні інтеграції через вебхук — теж кожне спрацювання.

Налаштування: Налаштування → AI-команда → картка «Проактивний Директор»: вимикач (типово увімкнено) і поріг «ходового» товару (типово 10 продажів за 30 днів). Події створюються без витрат вашого AI-ключа — ключ витрачається лише коли ви натиснули «Обговорити» (одне питання з денного ліміту чату).

Чесна межа: якщо зміну закрила не людина, а авто-закриття (касир пішов і забув), готівку ніхто не перераховував — недостачу в такій зміні система знати не може, і події не буде. Розбіжність буде видно наступного дня у звіті зміни.

Головний принцип: цифри рахує система

Усі числа рахує сама програма — тими самими формулами, що й «Звіти» та «Контрагенти». Тому звіти правдиві навіть без AI-ключа (точний список фактів). З ключем звіт стає «живим»: з висновками й порадами. Захист від вигаданих чисел: якщо AI напише число, якого система не рахувала, текст відхиляється і надсилається точна версія — вигадка у звіт не потрапить.

Приймальник товару

Розпізнає накладну постачальника з фото, PDF або Excel/CSV. Кнопка «Заповнити з накладної (фото, PDF, Excel)» — у новому надходженні (Надходження → Створити). Денний ліміт розпізнавань — у Налаштування → AI-команда → «Ключ і ліміти». Детально — «Заповнення надходження з фото або файлу».