Коротко: якщо за касою працює більше однієї людини, заведіть кожну окремим касиром (Мої організації → картка організації → «Касири каси»). Тоді у фіскальному чеку й Z-звіті видно, хто саме продав, а звільнення одного не ламає роботу решти. Поки касирів не заведено, каса працює під єдиними даними організації — усі чеки йдуть від одного касира.
Хто такий «касир» з точки зору закону
Касир — це не просто PIN у програмі, а конкретна людина:
- В Україні кожного касира реєструють у податковій: подається форма 5-ПРРО з типом «Касир» або «Старший касир». Коли людина звільняється — та сама форма з типом «Припинення роботи».
- У кожного касира свій ключ (КЕП), і він не вічний — зазвичай дійсний 1-2 роки, потім його оновлюють у кабінеті каси.
- Sklado цих форм за вас не подає і ключі не випускає. Ми лише працюємо з тими касирами, яких ви завели.
Як завести касирів
- Відкрийте Мої організації → картку своєї організації.
- Переконайтесь, що обрано фіскального провайдера (Checkbox ПРРО) і вказано ліцензійний ключ каси — він один на організацію, спільний для всіх касирів.
- Нижче зʼявиться блок «Касири каси» → «Додати касира».
- Для кожної людини вкажіть: імʼя, співробітника Sklado (щоб чеки йшли від неї), роль (касир або старший касир), PIN (або логін і пароль) з кабінету каси, і дату, до якої дійсний ключ.
PIN, логін і пароль беруться у кабінеті вашої каси, розділ «Касири». У Sklado вони зберігаються в зашифрованому вигляді і назад не показуються — їх можна тільки замінити на нові.
Як це працює далі
- Касир відкриває зміну в Sklado → зміна відкривається в ПРРО під його даними.
- Усі чеки цієї зміни йдуть у ПРРО від його імені.
- Z-звіт при закритті зміни теж іде від того, хто зміну відкрив — навіть якщо кнопку «Закрити» натиснув хтось інший.
Якщо людина не може працювати
- Звільнилась або пішла надовго — не видаляйте касира, а натисніть «Більше не працює». Він більше не відкриє зміну, але його попередні чеки й зміни лишаться за ним (це первинні дані, їх не можна переписувати). Повернути в роботу можна тією ж кнопкою.
- Один співробітник може бути касиром лише один раз у межах організації — інакше було б незрозуміло, від чийого імені йдуть його чеки.
- Якщо касирів заведено, а конкретну людину не завели — вона не зможе відкрити зміну і побачить про це підказку. Це навмисно: інакше її продажі пішли б у податкову від чужого імені.
Як побачити, чи піде чек у податкову
У розділі Каси, у колонці «ПРРО», кожна каса підписана словами: «Чеки йдуть у податкову» (зелена позначка), «Без ПРРО» (сіра) або «ПРРО без ключа» (янтарна — фіскалізацію ввімкнено, але ліцензійного ключа немає ні в каси, ні в організації, тож чек не пробʼється).
Той самий підпис стоїть у картці каси й на екрані касира — і при відкритті зміни, і в шапці самої зміни. Дивіться на нього до першого чека: фіскальний чек необоротний, а виправляють його лише чеком повернення.
Якщо двоє мають продавати ОДНОЧАСНО
На одній касі в ПРРО може бути відкрита тільки одна зміна. Тому:
- Якщо ваші продавці працюють по черзі (позмінно) — усе просто: одна каса, кілька касирів, кожен відкриває свою зміну, коли заступає.
- Якщо двоє мають пробивати чеки в один і той самий момент — вам потрібні дві каси в кабінеті ПРРО (у кожної свій ліцензійний ключ). У Sklado тоді створіть дві каси (Каси) і в картці кожної впишіть її власний ліцензійний ключ у полі «Власний ліцензійний ключ каси в ПРРО». Порожнє поле означає, що каса працює під ключем організації.
- Sklado це правило тримає сам: поки на касі є відкрита зміна, друга на ній не відкриється — програма назве, хто зміну тримає. Інакше обидва касири опинились би в одній фіскальній зміні: хто закрив би першим, отримав би Z-звіт із чужою виручкою всередині, а другий лишився б без Z-звіту взагалі (а це вже порушення зі штрафом).
Хто може закрити чужу зміну
- Свою зміну закриває сам касир — завжди.
- Чужу закриває керівник каси (людина з правом «Каса — керування») — завжди.
- Старший касир закриває чужу зміну, лише якщо галочка «Старший касир може закрити чужу зміну» увімкнена в блоці «Правила роботи каси».
- Звичайний касир чужу зміну не закриває: Z-звіт — фіскальний документ, удруге за зміну його не зняти, а фактичний залишок готівки вписала б стороння людина.
- Виняток — кинута ПРОСТРОЧЕНА зміна. Коли зміна висить довше за дозволений строк (типово 24 години), закрити її може будь-який касир, допущений до цієї каси: інакше змінник не міг би ні відкрити свою зміну (каса тримає лише одну), ні закрити чужу — і каса стояла б до ночі. Він перераховує готівку і вписує фактичну суму; Z-звіт усе одно йде від імені того, хто зміну відкрив. У журналі зміни лишається запис «Закрито прострочену зміну …», а тим, у кого є журнал змін каси, приходить сповіщення.
Зміна не може тривати вічно
- В Україні зміна не може бути довшою за 24 години, а Z-звіт треба робити щодня і не пізніше 24:00.
- У блоці «Правила роботи каси» ви задаєте: максимальну тривалість зміни (типово 24 години), що робити, коли її перевищено (попереджати або не давати пробивати нові чеки), і чи закривати зміну автоматично та о котрій годині (типово 23:50 за часом вашого кабінету).
- Авто-закриття рятує від типової ситуації: касир пішов додому, забувши закрити зміну. При авто-закритті програма ставить очікувану суму готівки (залишок на початок + готівкові продажі) — фактичний перерахунок за касира ми вигадувати не можемо.
- Якщо закрити зміну не вдалось, власник отримує сповіщення (увімкніть подію «Каса: зміну не закрито вчасно» в Налаштування → Сповіщення).
Ключ касира спливає
- Вкажіть у картці касира дату, до якої ключ дійсний, — і ми нагадаємо заздалегідь (типово за 30, 7 і 3 дні), а також коли він уже недійсний.
- Сповіщення приходить у Telegram, якщо увімкнена подія «Каса: спливає ключ касира».
- Оновлюють ключ у кабінеті каси, не в Sklado. Поки ключ недійсний, цей касир чеки не пробʼє.
Якщо закон зміниться
Усі числа й правила вище — налаштування, а не «зашито в програму». Змінилась норма (наприклад, дозволена тривалість зміни) — виправте значення в блоці «Правила роботи каси», оновлення програми для цього не потрібне. Для організацій з іншою країною реєстрації підставляється свій набір значень.
Чого Sklado не робить
- Не подає за вас форму 5-ПРРО і жодну іншу звітність до податкової.
- Не випускає і не продовжує ключі касирів — це кабінет каси й акредитований центр.
- Не рахує ліміти офлайн-режиму (в Україні — не більше 36 годин поспіль і 168 годин на місяць): цей час рахує сама каса, дублювати його в нас означало б розходитись із її даними.
- Не передає ставки ПДВ у фіскальний чек — якщо ви платник ПДВ і пробиваєте чеки через ПРРО, напишіть нам у підтримку до початку продажів.