CRM — Форми сайту: заявки з вашого сайту стають лідами — Довідка

Канал «Форми сайту» приймає заявки з форм зворотного зв'язку будь-яких сайтів — Tilda, WordPress, самописних. Заявка автоматично стає лідом + контактом у вашій воронці CRM. Налаштування: Налаштування → CRM → Форми сайту (нижче месенджерів).

Як підключити

Натисніть «Підключити форму» — відкриється конструктор. Це один екран, на якому є все:

Назва форми — угорі, там же, де кнопка збереження. Наприклад, назва сайту або сторінки.
Вкладка «Поля» — які поля показувати відвідувачу і в яке поле картки записувати кожне (докладно нижче). Стандартний набір уже заповнений: імʼя, телефон, email, повідомлення.
Вкладка «Вигляд» — колір, тема, свої заголовок і напис на кнопці.
Вкладка «Куди падає» — воронка й етап для заявок, кого створювати (людину чи компанію) і чи ставити задачу менеджеру.
Вкладка «Додатково» — файли, згода на обробку даних, денний ліміт заявок, своя сторінка «дякуємо».

Праворуч — живий передпоказ: усе видно одразу, зберігати для перевірки не треба.

Натисніть «Створити форму» — і тут же, зверху, зʼявиться те, що треба поставити на сайт:

посилання на форму — можна просто надіслати клієнту або дати в соцмережах, програміст не потрібен;
код для вставки (один рядок) — для сторінки вашого сайту;
посилання-приймач — якщо форму на сайті вже зробив веб-майстер: він налаштує її надсилати заявки сюди.

Пізніше змінити будь-що можна кнопкою «Змінити» біля форми — відкриється той самий екран.

Форм може бути кілька — навіть на одному сайті. Підключайте кожну окремо, щоб бачити, звідки прийшла заявка, і вести їх у різні воронки/етапи.

Які поля показувати і куди вони записуються

Кнопка «Змінити» біля форми відкриває редактор. Вкладка «Поля» — це таблиця, де кожен рядок є одним полем форми:

Підпис для відвідувача — що людина бачить на сайті («Ваш телефон»).
Тип — текст, телефон, пошта, абзац тексту, число, дата, список, галочка, приховане.
Куди записати — у яке поле картки лягає відповідь: Контакт (імʼя, телефон, email, посада, адреса, коментар), Компанія (назва, ЄДРПОУ, телефон, email, адреса), Угода (назва, бюджет, коментар) або «у текст заявки» — тоді відповідь нікуди не записується, а видно її в самій заявці на картці угоди.
Обовʼязкове — без цього поля наша форма не відправиться.

У списку «Куди записати» є і ваші додаткові поля (Налаштування → Додаткові поля) — окремо для контактів, компаній і угод. Праворуч від таблиці — живий передпоказ: форма змінюється одразу, поки ви редагуєте.

Порядок полів міняється стрілками ↑ ↓. Максимум 25 полів на форму.

Якщо форму на сайті робив веб-майстер

Та сама таблиця працює і для чужої форми: тоді вона каже, як зіставити назви полів вашого сайту з полями карток. Розкрийте рядок стрілкою — там «Технічна назва» (те, що стоїть у формі на сайті) і «Так це поле зветься на вашому сайті» для додаткових варіантів назви.

🔴 Шукати цю назву в коді сайту не треба. Надішліть зі свого сайту одну заявку, поверніться в редактор і натисніть «Взяти назви з отриманих заявок» — ми покажемо назви полів так, як їх надіслав сайт, і вам залишиться позначити потрібні. Це читання вже отриманих заявок: жодного «режиму очікування» немає, і справжні заявки клієнтів у цей час обробляються як завжди.

Кого створювати з заявки — людину чи компанію

Вкладка «Куди падає» → «Тип картки клієнта»:

Фізична особа (контакт) — типово, як було раніше.
Компанія — картка ТОВ або ФОП (тип обираєте поруч).
Визначати за заявкою — якщо у формі заповнили назву компанії, створюємо компанію і контактну особу в ній; якщо ні — просто фізособу.

Правила, які варто знати:

Обравши «Компанія» або «Визначати за заявкою», ви мусите мати поле, яке пишеться в «Компанія → Назва». Без нього форма не збережеться: інакше компанії називалися б номером телефону.
Якщо відвідувач лишив назву компанії порожньою, створиться звичайний контакт — картки «ТОВ +380…» не буде.
Компанії обʼєднуються лише за ЄДРПОУ або за збігом назви разом із тим самим телефоном чи поштою. Сама назва ключем не є навмисно: «ФОП Іваненко І. І.» — це різні люди по всій країні, і зливати їх в одну картку не можна.

Правила обробки заявки

Обов'язковий контакт. Заявка без телефону І без email лідом не стає (нема з ким зв'язуватись) — вона потрапляє в журнал з причиною відмови. Тому форму без жодного поля телефону чи пошти зберегти не можна.
Наявну картку клієнта заявка НЕ переписує. Якщо людина з таким телефоном уже є у вашій базі, її адреса, посада й коментар лишаються як були — нові дані видно в тексті заявки на картці угоди. Це навмисно: форму на сайті може заповнити будь-хто, і чужа заявка не повинна затирати дані вашого клієнта.
Назви полів розпізнаються автоматично, якщо їх немає в таблиці зіставлення: телефон (phone / tel / телефон / номер), пошта (email / пошта), ім'я (name / імʼя), повідомлення (message / comment). Інші поля не губляться — їх текст додається в лід.
Дублі не плодяться. Якщо людина з таким телефоном/поштою вже є у вашій базі — новий контакт не створюється. Якщо в неї вже є відкритий лід у цій воронці — нова заявка дописується в нього нотаткою (і задача, якщо ввімкнена, все одно ставиться).
Подвійне натискання «Надіслати» не створює два ліди.
Відвідувач сайту після відправки потрапляє на сторінку «Дякуємо». Можна вказати свою сторінку подяки (налаштування форми → «Додатково»).

Журнал: жодна заявка не губиться мовчки

Кнопка «Журнал» біля форми показує кожну отриману заявку і її результат: лід створено, дописано у відкритий лід або відхилено — з причиною (наприклад, «не розпізнано телефон/email»). Якщо здається, що заявки «не доходять» — спершу дивіться журнал: там видно, що саме прийшло з сайту. Журнал зберігається 60 днів.

Якщо в заявці замість українських літер «ромбики» (зіпсоване кодування)

Таке буває, коли сайт надсилає текст у старому кодуванні (не UTF-8) — типово це старі саморобні сайти й давні версії CMS. Українські та російські літери при цьому втрачаються ще до того, як заявка дійшла до Sklado: відновити їх не може вже ніхто, бо самих літер у надісланих даних немає.

Що Sklado робить у такому випадку:

Заявку не втрачає. Якщо в ній є телефон або пошта — лід і контакт створюються як завжди. Цифри й латинські літери в старому кодуванні не псуються, тому зателефонувати клієнту ви зможете.
Зіпсоване імʼя в лід не потрапляє — лід називається «Заявка з сайту (назва форми)», а контакт — за номером телефону. Це навмисно: набір ромбиків у назві ліда, у пошуку й у сповіщеннях гірший за чесне «заявка з сайту».
Зіпсований текст повідомлення показується як «[помилка кодування]», решта полів залишаються читабельними.
У картці ліда зʼявляється примітка, що частина полів прийшла зіпсованою.
У журналі заявок такий запис має пояснення червоним, а нижче — оригінал рівно в тому вигляді, як його надіслав сайт. Це єдине місце, де видно «сирі» дані: саме за ними ваш веб-майстер знайде причину.

Як полагодити назавжди: покажіть веб-майстру запис із журналу і попросіть, щоб сторінка з формою надсилала дані в кодуванні UTF-8. Після цього імена й тексти приходитимуть нормально. Наша готова форма (спосіб 1) і форми Tilda та WordPress працюють в UTF-8 із коробки — проблема буває лише на саморобних сайтах.

Обмеження (захист від спаму)

Денний ліміт заявок на форму — типово 200 (можна змінити від 10 до 2000 у «Додатково»). Після перевищення заявки до кінця дня не приймаються, у журналі з'являється запис про це.
Часті відправки з однієї адреси обмежуються автоматично.
У нашій готовій формі стоїть невидима пастка для спам-ботів. Вона системна: у конструкторі її немає і прибрати її не можна.
Відповісти клієнту «назад у форму» не можна — це односторонній канал (на відміну від месенджерів, переписка в «Чатах» не створюється). Зв'язуйтесь за телефоном/поштою з ліда.

Вигляд форми: кольори й тексти

Вкладка «Вигляд» у редакторі форми:

Колір кнопки й активних полів — шість готових або свій у вигляді #2563eb. Колір напису на кнопці підбирається сам: на світлому фоні темний, на темному світлий — щоб напис було видно завжди.
Тема світла або темна, заокруглення кутів.
Заголовок, підзаголовок, напис на кнопці і текст після відправки — свої. Порожній заголовок означає «взяти назву форми».

Праворуч — живий передпоказ: усе видно одразу, зберігати для перевірки не треба.

Код для вставки на сайт

Кнопка «Посилання та код» дає один рядок — вставте його туди, де має зʼявитись форма.

Висота підлаштовується сама. Скільки б полів ви не додали, форму не обріже.
Разом із заявкою приходить адреса сторінки й мітки реклами (utm_source, utm_campaign тощо) — у картці угоди буде видно, з якої сторінки й з якої реклами прийшов клієнт.
Після відправки форма повідомляє сайт подією sklado_form_submitted (і кладе її в dataLayer) — щоб спрацював лічильник конверсій Google Analytics чи Meta.

Якщо на сайті стоїть старий код з рамкою фіксованої висоти — замініть його на новий, інакше форма з великою кількістю полів гортатиметься всередині рамки.

Файли від відвідувача

Вмикається в редакторі: «Додатково» → «Дозволити прикріпляти файли», а саме поле додається на вкладці «Поля» (тип «Файли»). Налаштовується: скільки файлів максимум, розмір одного файла, які типи приймати.

Правила, які варто знати:

Які групи типів можна ввімкнути:

Фото — JPG, PNG, WebP, GIF і HEIC (у HEIC знімає iPhone, коли не переводить знімки в JPG).
PDF.
Документи Word / Excel — вмикаються окремо: вони можуть містити макроси, а антивірусної перевірки в нас немає. Вмикайте, лише якщо справді потрібно.
Макети — TIFF, EPS, CorelDRAW і Photoshop. Для друкарень, рекламних агентств і майстерень, куди клієнти надсилають готові макети. Типово вимкнено.

Типово ввімкнені лише фото і PDF.

Правила, які варто знати:

Відео й аудіо форма не приймає взагалі. Якщо відвідувач прикріпить ролик, заявка все одно дійде, а файл — ні, і в журналі буде написано чому. Якщо у вашій формі на сайті дозволено прикріпляти відео, краще прибрати цей дозвіл, щоб людина не надсилала те, що не дійде.
Тип файла визначається за вмістом, а не за розширенням: перейменований файл .exe не пройде. Картинки формату SVG не приймаються ніколи — це не картинка, а програма, і надійно відрізнити її від звичайної веб-сторінки зі скриптом неможливо. Потрібен вектор — просіть клієнта надіслати PDF: він теж векторний і відкривається в усіх.
Один файл — до 50 МБ, разом файли однієї заявки — до 80 МБ. Форму з більшими налаштуваннями зберегти не вийде: така заявка не дійшла б до нас узагалі. Якщо макет важчий (велика поліграфія в TIFF чи багатошаровий Photoshop цілком можуть бути важчими) — попросіть клієнта надіслати посилання на файл у тексті заявки.
Заявку через файл ви не втратите ніколи. Якщо файл завеликий, не того типу або закінчилось місце — заявка все одно створює клієнта й угоду, а в журналі стоїть пояснення, що саме не взяли.
Якщо клієнт прикладав файл, а він не дійшов, ви про це дізнаєтесь одразу. У вкладці «Нотатки» ліда зʼявляється запис «⚠️ Клієнт прикладав файл до заявки, але до Sklado він не дійшов» із причиною, а відповідальний отримує сповіщення «Клієнт прикладав файл до заявки з сайту, але він не дійшов» (якщо угода ще нічия — усі, хто його увімкнув у Налаштування → Сповіщення). Попросіть клієнта надіслати файл ще раз — у чат або на пошту. Помічаються два випадки: форма відкинула файл (тип, розмір, ліміт) і сайт передав замість файла лише його «відбиток» (див. розділ нижче). Якщо сайт узагалі нічого не передав про файл, Sklado про нього знати не може — тут допоможе лише правка на сайті.
Місце під файли форм рахується окремо від файлів у чатах (типово 5 ГБ на кабінет): заспамлена форма не може паралізувати обмін файлами з покупцями.
Файли живуть стільки ж, скільки запис у журналі — 60 днів, потім прибираються разом із ним. Потрібні надовше — збережіть їх собі.
Файли відкриваються й зберігаються прямо в картці угоди, у двох місцях на вибір: вкладка «Нотатки», блок «Файли із заявки», і вкладка «Чат» у режимі «Всі події» — там файли стоять окремою карткою в стрічці, поруч із самою заявкою. Клік по назві відкриває файл (фото й PDF показуються одразу; Word, Excel і макети браузер не малює, тому просто зберігаються), іконка зі стрілкою поруч зберігає його, а якщо файлів кілька — угорі є «Зберегти всі». Це доступно кожному, хто бачить цю угоду, окремих прав не треба.
Те саме є в журналі заявок (кнопка «Файли» у рядку) — для того, хто розбирається з налаштуваннями форми.
Коли зберігаєте всі файли одразу, браузер один раз спитає дозвіл на завантаження кількох файлів — це його звичайне питання, дозвольте.

Файли, коли форма на сайті ВАША, а не наша

Підключити сайт можна двома способами: вставити нашу готову форму або взяти посилання-приймач і надсилати на нього дані своєї форми (кнопка «Посилання та код» у рядку форми). Другий спосіб зручний, коли форма вже вбудована в дизайн сайту, — але саме з файлами в ньому легко втратити вкладення, і ось чому.

Файл має надіслати сам сайт — самим файлом і разом з рештою полів. Типова картина: заявка приходить повністю (імʼя, телефон, сторінка), а замість файла стоїть довгий набір літер і цифр. Виглядає, ніби файл передали, — насправді це лише його технічний код, сам файл лишився на сайті, і відкрити його з картки угоди неможливо. Так поводиться, зокрема, найпоширеніший конструктор форм для WordPress — Contact Form 7.

Що передати тому, хто робив сайт:

надсилати сам файл, а не посилання на нього і не код;
в одному запиті з рештою полів — окрема друга відправка буде відкинута як повтор заявки, і файл зникне разом з нею;
одразу, поки відвідувач ще на сторінці: конструктори форм зазвичай видаляють завантажений файл наприкінці обробки, і за хвилину надсилати вже нічого;
обмеження — ті самі, що ви виставили в «Додатково»: скільки файлів, який розмір і які типи.

Як перевірити, що вийшло: надішліть тестову заявку з файлом і відкрийте «Журнал» у рядку форми. Вийшло — у свіжому записі буде рядок «Файли (1) — показати посилання». Не вийшло — там же написано, що саме не так.

Згода на обробку персональних даних

У «Додатково» вмикається галочка згоди з вашим текстом і посиланням на вашу політику конфіденційності. Поки галочка не поставлена, форма не відправиться, а факт згоди зберігається в заявці.

Чого поки НЕМАЄ

Щоб ви не шукали того, чого ще не існує:

Умовних полів немає («показати поле, якщо обрано…») — усі поля показуються завжди.
Форма-вікно (popup) по кнопці поки не робиться — форма вбудовується в сторінку.
Антивірусної перевірки файлів немає (див. вище).
Кількох кроків в одній формі немає — усі поля на одному екрані.
Файл за посиланням ми не забираємо. Якщо ваш сайт надішле адресу файла замість самого файла, ми його не завантажимо — потрібен саме файл (див. розділ про свою форму вище).

Права

Керувати формами (підключати, змінювати, вимикати, дивитись журнал) — право CRM — налаштування. «Вимкнути» зупиняє прийом заявок; вже створені ліди залишаються.